Cos’è un software ERP e quali vantaggi offre alle aziende

Sappiamo bene quanto sia importante pianificare nel dettaglio la gestione aziendale per fare in modo che il business possa svilupparsi in maniera armonica. Sono molti gli elementi che devono intrecciarsi e dialogare al meglio, così da poter raggiungere la massimizzazione del fatturato. Il riferimento è in particolare alla contabilità e alla gestione del magazzino ma anche a tutti quegli aspetti che riguardano acquisti e vendite. Ci sono alcuni strumenti che sono in grado di supportare il personale in questo senso, come un buon programma ERP per la gestione aziendale. L’acronimo ERP, Enterprise Resource Planning, si traduce letteralmente in ‘pianificazione delle risorse d’impresa’. Questo sistema va a integrare tutti i processi di business rilevanti per l’attività aziendale, cui abbiamo fatto cenno. Quello dell’ottimizzazione di tali aspetti è oggi più che mai un processo che deve avere un cuore informatico: l’obiettivo è riuscire a incrementare efficienza e redditività, al tempo stesso scongiurando sprechi o errori umani.

Per prima cosa sarà utile fare mente locale sull’importanza di ottenere un flusso di informazioni e materiali continuo, evitando che l’organizzazione risulti divisa in compartimenti stagni. Il coordinamento centrale delle diverse aree deve essere portato avanti con strumenti in grado di favorire il dialogo tra i processi decisionali. È qui che il sistema ERP di ultima generazione si inserisce, permettendo di monitorare e gestire i processi aziendali sia a livello operativo che organizzativo e informativo.

L’evoluzione del sistema di controllo

Un tempo non lontano si andavano a creare forti stock di materie prime e prodotti per poter rispondere alla sempre crescente domanda dei consumatori. Oggi, però, questa pratica è rischiosa dal momento che la domanda è sempre più variabile e pronta ad oscillare in modo improvviso (eventuali quantità eccedenti che ristagnano in magazzino dovranno poi essere svendute). Poter basare invece la produzione e la logistica sulla domanda ‘pull’, grazie al sistema ERP e a una supply chain progettata allo scopo, vuol dire andare ad eliminare moltissimi sprechi. Con l’avvento del nuovo millennio, vista anche una riduzione progressiva dei costi legati all’area Information and Communication Technologies (ICT), i vecchi programmi pensati per la gestione solo del magazzino o solo dell’amministrazione hanno iniziato ad essere sostituiti. Inizialmente si è passati ai software gestionali, poi si è arrivati agli ERP ovvero ai sistemi integrati che – in maniera del tutto sinergica – si occupano di gestire i vari processi aziendali.

Il programma ERP, nato per la gestione delle attività legate al contesto logistico e produttivo, si è ben presto trasformato in un sistema di tipo modulare in grado di occuparsi delle diverse aree che si possono automatizzare o monitorare dall’interno dell’azienda. Quali sono? Il riferimento è ad acquisti e produzione, magazzini e spedizioni ma anche contabilità, vendite e progettazione. Oggi le versioni più all’avanguardia dei programmi ERP per la gestione aziendale, i quali sono detti ‘estesi’, possiedono anche funzionalità extra che permettono di aprire un dialogo in real time con la filiera commerciale o produttiva (in questo modo l’azienda si presenta sempre di più come un sistema aperto e integrato con l’esterno).